Politique de confidentialité – Human Capital Agency

POLITIQUE RELATIVE AUX DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Candidats – Clients – Prospects

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

La loi 18-07 du 25 Ramadhan 1439 correspondant au 10 juin 2018 relative à la protection des personnes physiques dans le traitement de données à caractère personnel, fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données.

Dans le cadre de son activité, Human capital Agency, Agrée par l’état (agrément Numéro 203 du 28 septembre 2024), met en œuvre des traitements de données à caractère personnel regroupant les données de ses clients, candidats et prospects.

Pour une bonne compréhension de la présente politique il est précisé que :

• Les Clients, autrement appelés recruteurs, sont entendus comme toutes personnes physiques ou morales, souhaitant engager du personnel et/ou évaluer les compétences de leurs Candidats, mais également aux professionnels de l’emploi, entendus comme toutes personnes physiques ou morales exerçant une activité dans le domaine du recrutement de personnel, notamment les cabinets de recrutement, société de conseils en management de transition ou en ressources humaines ayant souscrit un abonnement avec Human capital Agency ;

• Les Candidats sont entendus comme toutes personnes physiques utilisant les services du site Human capital Agency i) pour mieux apprendre à se connaître, ii) dans le cadre d’un bilan de compétences (proposé via leur formation initiale, pour une reconversion professionnelle, etc…), iii) en vue de leur embauche par un recruteur ou iv) dans le cadre de leur évolution dans l’entreprise ;

• Les Prospects sont entendus comme tout client potentiel d’ Human capital Agency dont les contacts ont été collectés via des évènements, des cartes de visite.
• Les Utilisateurs sont entendus comme toute personne physique utilisant le service Human capital Agency, à savoir les Candidats, recruteurs et Prospects lors d’une phase de démonstration de l’outil.

La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information Human capital Agency et ainsi de formaliser les droits et les obligations de ses clients, candidats et prospects au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.

La présente politique de protection des données à caractère personnel a vocation à
s’appliquer dans le cadre de la mise en place des traitements des données à caractère
personnel des clients, candidats et prospects d’Human capital Agency .

La présente politique porte sur les traitements dont Human capital Agency est
responsable de traitement au sens de la loi 18-07. Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par Human capital Agency ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par lui. Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre Human capital Agency et ses clients, candidats et prospects.

Cette politique sera acceptée, au moment de l’inscription des clients et candidats, dans le même temps que l’acceptation des conditions générales d’utilisation du service. Les prospects verront cette politique de protection des données s’appliquer lors de leur usage du service fourni par Human capital Agency .

Aucun traitement n’est mis en œuvre par Human capital Agency concernant des données de clients, candidats et prospects s’il ne porte pas sur des données à caractère personnel collectées par ou pour ses services ou traitées en relation avec ses services et s’il ne répond pas aux principes généraux de la loi 18-07.

Tout nouveau traitement, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance des clients et contacts par le biais d’une modification de la présente politique.

1. LES DONNÉES DES CANDIDATS

1.1. TYPES DE DONNÉES COLLECTÉES

a) Données collectées nécessaires à la fourniture du service :

– Identité et coordonnées (genre, prénom, nom, e-mail) ;
– Données professionnelles (diplôme, fonction) ;
– Données d’identification (adresse IP notamment) ;
– Données de connexion (logs, token notamment) ;
– Données d’acceptation (clic) ;

b) Données collectées non obligatoires :

– Coordonnées (numéro de téléphone, localisation) ;
– Données professionnelles (secteur d’activité, années d’expérience, CV, lettre de motivation, certifications, niveau de carrière, compétences et expériences professionnelles, exercice ou non du télétravail) ;
– Photo de profil ;
– Liens vers les réseaux sociaux (Linkedin, Twitter, Facebook).

Human capital Agency propose des tests psychométriques ayant pour but de déterminer les capacités cognitives, les motivations et la personnalité du candidat.

Les questionnaires proposés par Human capital Agency permettent un traitement
automatisé de données à caractère personnel pour évaluer certains aspects personnels des Candidats, ce qui correspond à du profilage. Human capital Agency ne traite pas de données sensibles au sens de l’article 18 relatif à la loi 18-07.

1.2. ORIGINE DES DONNÉES

Human capital Agency collecte les données de ses candidats à partir de :
– Inscription aux services en ligne par les candidats ;
– Fiches ou formulaires électroniques remplis par les candidats ;
– Informations récoltées via les clients
– La collecte peut aussi être indirecte via des outils de suivi de candidature

1.3. CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES

Les candidats, lors de la création de leur profil, et lors de l’utilisation des services, ont la possibilité d’accepter ou de refuser après lecture de la politique relative aux données à caractère personnel.

1.4. FINALITÉS

Selon les cas, Human capital Agency traite les données de ses candidats pour les
finalités suivantes :
– Gestion de l’inscription et du compte candidat, dont gestion de la confidentialité ;
– Fourniture de nos services dont :
– Remise de la synthèse des questionnaires aux candidats ;
– Mise en relation avec des candidats et/ou recruteurs par le biais de l’application ;
– Accès au profil et transmission des résultats des questionnaires au(x) recruteur(s) choisis par le candidat ;
– Recommandations ciblées relatives au développement professionnel des candidats;
– Proposition d’offres d’emploi qualifiées en fonction des profils des candidats (optionnel) ;
– Gestion des droits des personnes concernées ;
– Support (par téléphone ou en ligne) ;
– Envoi d’informations complémentaires ou d’enquêtes relatives aux services ;
– Réponse à nos obligations administratives ;

Nous utilisons uniquement des données anonymisées telles que définies par la ANPDP (Autorité Nationale de la protection des données à caractère personnel) pour l’amélioration de nos services et la réalisation de statistiques.

1.5. DURÉES DE CONSERVATION

La durée de conservation des données des candidats est définie par Human capital
Agency au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :

Traitement et Durée de conservation :

Données relatives aux candidats : 5 ans à compter de la dernière activité du Candidat sur son compte

Données techniques : 3 an à compter de leur collecte Cookies 13 mois (cookies non soumis au consentement) / 6 mois (cookies soumis au consentement)

Il est rappelé aux candidats que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que Human capital Agency n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer,

1.6. BASE LÉGALE

Les finalités de traitement présentées ci-dessus reposent sur les conditions de licéité
suivantes :

Exécution précontractuelle ou contractuelle

– Accès et gestion du compte candidat
– Fourniture de nos services
– Gestion des droits des personnes concernées
– Support

Consentement :

– Envoi d’informations complémentaires ou d’enquêtes relatives aux services
– Gestion de la confidentialité du compte

Obligation légale :

Réponse à nos obligations administratives

2. LES DONNÉES DES CLIENTS (RECRUTEURS)

2.1. TYPES DE DONNÉES COLLECTÉES

a) Données collectées nécessaires à la fourniture du service :

– Identité et coordonnées (genre, prénom, nom, e-mail, numéro de téléphone) ;
– Données professionnelles (entreprise, diplôme, fonction) ;
– Informations d’ordre économique et financier ;
– Données d’identification (adresse IP notamment) ;
– Données de connexion (logs, token notamment) ;
– Données d’acceptation (clic)

b) Données collectées non obligatoires :

– Données professionnelles (secteur d’activité, années d’expérience, CV, lettre de motivation, certifications, niveau de carrière, compétences et expériences professionnelles) ;
– Photo de profil ;
– Liens vers les réseaux sociaux (Linkedin, Twitter, Facebook).

Human capital Agency ne traite pas de données sensibles au sens de l’article 18 relatif à la loi 18-07.

2.2. ORIGINE DES DONNÉES

Human capital Agency collecte les données de ses clients à partir de :

– Données fournies par le client (formulaires, bon de commande, contrat, carte de visite) ;
– Données saisies en ligne (site web, réseaux sociaux, …) ;
– Accès par le client à nos services en ligne ;
– Inscription à des évènements organisés par Human capital Agency (ex : organisation de salons professionnels) ; La collecte peut aussi être indirecte via des partenaires ou des fournisseurs d’Human capital Agency.

2.3. FINALITÉS

Selon les cas, Human capital Agency traite les données de ses clients pour les finalités
suivantes :
• Gestion de la relation Client (dont exécution du contrat et gestion des comptes clients)
• Fourniture de nos services ;
• Support (par téléphone ou en ligne) ;
• Réalisation d’enquêtes ;
• Envoi d’informations commerciales et marketing relatives au services et gestion des événements organisés par Human capital Agency;
• Réponse à nos obligations administratives ;

Nous utilisons uniquement des données anonymisées telles que définies par la ANPDP pour l’amélioration de nos services et la réalisation de statistiques.

2.4. DURÉES DE CONSERVATION

La durée de conservation des données de ses clients est définie par Human capital Agency au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :

Traitement et Durée de conservation

Données relatives aux clients : Pendant la durée des relations contractuelles avec Human capital Agency , augmentée de 5 ans à des fins d’animation et de prospection, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription

Données techniques : 1 an à compter de leur collecte

Cookies : 13 mois (cookies non soumis au consentement) / 6 mois (cookies soumis au consentement)

Il appartient au Client de définir sa propre politique de durée de conservation s’agissant des données de ses candidats selon les recommandations de la ANPDP.

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de pré-contentieux et contentieux. Il est rappelé aux clients que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que Human capital Agency n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

2.5. BASE LÉGALE

Les finalités de traitement présentées ci-dessus reposent sur les conditions de licéité suivantes :

Gestion de la relation Client (dont exécution du contrat et gestion des comptes clients) :

– Fourniture de nos services
– Support (par téléphone ou en ligne)
– Réalisation d’enquêtes
– Envoi d’informations commerciales et marketing relatives au services et gestion des événements organisés par Human capital Agency

Réponse à nos obligations administratives

Exécution précontractuelle ou contractuelle :

Obligation légale

3. LES DONNÉES DES PROSPECTS

3.1. TYPES DE DONNÉES COLLECTÉES

a) Données collectées nécessaires à la fourniture du service :

– Identité et coordonnées (sexe, prénom, nom, e-mail, numéro de téléphone) ;
– Vie professionnelle (entreprise, diplôme, fonction) ;
– Données d’identification (adresse IP notamment) ;
– Données de connexion (logs, token notamment) ;
– Données d’acceptation (clic)

b) Données collectées non obligatoires :

– Données professionnelles (secteur d’activité, années d’expérience, CV, lettre de motivation, certifications, niveau de carrière, compétences et expériences professionnelles)
– Photo de profil.
Human capital Agency ne traite pas de données sensibles au sens de l’article 18 relatif à la loi 18-07.

3.2. ORIGINE DES DONNÉES

Human capital Agency collecte les données de ses prospects à partir de :
– Données fournies par le prospect (formulaire papier, bon de commande, carte de visite) ;
– Inscription ou abonnement à nos services en ligne (site web, réseaux sociaux, …) ;
– Inscription à des évènements organisés par Human capital Agency ;
– Liste communiquée par les organisateurs d’évènements ou de conférence auxquelles nous participons La collecte peut aussi être indirecte via des partenaires et fournisseurs d’Human capital Agency,

3.3. FINALITÉS

Selon les cas, Human capital Agency, traite les données de ses prospects pour les finalités suivantes :

• Gestion de la relation prospect ;
• Support (par téléphone ou en ligne) ;
• Réalisation d’enquêtes ;
• Accès aux services Human capital Agency, lors d’une phase de démonstration ;
• Envoi d’informations commerciales et marketing relatives au services et gestion des événements organisés par Human capital Agency.

3.4. DURÉES DE CONSERVATION

La durée de conservation des données des prospects est définie par Human capital Agency au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :

Traitement et Durée de conservation :

Données relatives aux contacts et prospects : 5 ans à compter de leur collecte par Human capital Agency ou du dernier contact émanant du prospect

Données techniques : 1 an à compter de leur collecte

Cookies : 13 mois (cookies non soumis au consentement) / 6 mois (cookies soumis au consentement)

Il est rappelé aux prospects que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que Human capital Agency n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer,

3.5. BASE LÉGALE

Les finalités de traitement présentées ci-dessus reposent sur les conditions de licéité suivantes :

Intérêt légitime : Consentement
– Gestion de la relation prospect
– Support (par téléphone ou en ligne)
– Réalisation d’enquêtes et de statistiques
– Envoi d’informations commerciales et marketing relatives au services et gestion des événements organisés par Human capital Agency

4. DESTINATAIRES DES DONNÉES

Human capital Agency s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes autorisés.

Les destinataires des données à caractère personnel des clients, candidats et prospects au sein d’Human capital Agency sont soumis à une obligation de confidentialité.

Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, Human capital Agency n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.

4.1. CONCERNANT LES CANDIDATS

Destinataires internes :

Le personnel habilité du service support, des services juridiques, des services informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques

Destinataires externes :

– Clients et clients finaux (dans le cas d’un Client qui serait un cabinet de recrutement)
– Prestataires (hébergeur, outil de suivi de candidature)
– Autres candidats (si le candidat le souhaite)
– Administration judiciaire, auxiliaires de justice le cas échéant

4.2. CONCERNANT LES CLIENTS

Destinataires internes :

Le personnel habilité du service marketing, des services chargés de traiter la relation client, des services administratifs, des services logistiques et informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques

Destinataires externes :

– Prestataires
– Candidats
– Le personnel habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle, etc.)
– Administration judiciaire, auxiliaire de justice le cas échéant

4.3. CONCERNANT LES PROSPECTS :

Destinataires internes :

Le personnel habilité du service chargé de traiter la relation de prospection, services marketing, des services informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques

Destinataires externes :

– Prestataires
– Partenaires d’ Human capital Agency

5. GESTION DES DROITS DES PERSONNES

5.1. DROIT D’ACCÈS

Les clients, candidats et prospects disposent traditionnellement d’un droit de demander à Human capital Agency la confirmation que des données les concernant sont ou non traitées.

Les clients, candidats et prospects disposent également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :

– La demande émane de la personne elle-même qui justifie son identité ;
– Être formulée par écrit à l’adresse suivante : cité Ain Allah Bt 406b, rdc, Dely brahim Alger ou à l’adresse e-mail : Privacy@humancapital-agency.com.

Si nécessaire, Human capital Agency pourra demander une copie d’un justificatif d’identité en cas de doute raisonnable sur l’identité de la personne effectuant la demande.

Les clients, candidats et prospects ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès d’Human capital Agency .

Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, Human capital Agency pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par les clients, candidats et prospects.

Si les clients, candidats et prospects présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées lui seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.

Les clients, candidats et prospects sont informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication. Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière irrégulière dans le seul but de déstabiliser Human capital Agency.

5.2. MISE À JOUR – ACTUALISATION ET RECTIFICATION

Human capital Agency satisfait aux demandes de mise à jour :
– Automatiquement pour les modifications en ligne sur des champs qui techniquement et légalement peuvent être mis à jour ;
– Sur demande écrite émanant de la personne elle-même qui doit justifier de son identité.

5.3. DROIT À L’EFFACEMENT

Les candidats, clients et prospects pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :
• Les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
• Lorsque la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
• La personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Human capital Agency et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
• La personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection ;
• Les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.

Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, les clients, candidats et prospects sont informés qu’il s’agit d’un droit individuel qui ne peut être exercé que par la personne concernée relativement à ses propres informations,

Les clients, candidats et prospects peuvent exercer leur droit à l’effacement :

• être formulée par écrit à l’adresse suivante : cité Ain Allah Bt 406b, rdc, Dely brahim Alger ou à l’adresse e-mail : Privacy@humancapital-agency.com.

Si nécessaire, Human capital Agency pourra demander une copie d’un justificatif d’identité en cas de doute raisonnable sur l’identité de la personne effectuant la demande.

5.4. DROIT À LA LIMITATION

Human capital Agency fait droit à la limitation du traitement dans le cas particulier où l’exactitude des données à caractère personnel est contestée par le client, candidat ou prospect. Cette limitation sera effective pendant toute la durée où Human capital Agency vérifiera l’exactitude des données à caractère personnel,

5.5. DROIT À L’OPPOSITION

Human capital Agency fait droit à l’opposition au traitement lorsque celui-ci concerne la prospection commerciale.

5.6. DROIT À LA PORTABILITÉ

Human capital Agency fait droit à la portabilité des données dans le cas particulier des données communiquées par les clients, candidats et prospects eux-mêmes, sur des services en ligne proposés par Human capital Agency et pour les finalités reposant sur les seuls consentement des personnes et exécution d’un contrat.

Les clients, candidats et prospects peuvent exercer leur droit à la portabilité :
être formulée par écrit à l’adresse suivante : cité Ain Allah Bt 406b, rdc, Dely brahim Alger ou à l’adresse e-mail : Privacy@humancapital-agency.com.

Dans ce cas les données seront communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.

5.7. DROIT POST MORTEM

Les clients, candidats et prospects sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier électronique à l’adresse Privacy@humancapital-agency.com soit par courriel a l’adresse suivante : Cité Ain Allah Bt 406b, RDC, Dely Brahim Alger.

5.8. DÉCISION INDIVIDUELLE AUTOMATISÉE

Human capital Agency ne procède pas à des décisions individuelles automatisées.

Dans le cadre d’un algorithme mis en place sur son site, Human capital Agency propose un outil d’aide à la décision afin de cibler au mieux les candidatures les plus pertinentes.

Toutefois, la décision d’embauche ou de promotion interne appartient exclusivement au Client. Les outils proposés sur le site internet d’Human capital Agency ne sont que des outils d’aide à destination des clients et ne sauraient être considérés autrement. Il n’y a pas de tri ou d’exclusion automatique de candidats.

6. DISPOSITIONS COMPLÉMENTAIRES

6.1. CARACTÈRE FACULTATIF OU OBLIGATOIRE DES RÉPONSES

Les clients, candidats et prospects sont informés sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque.

Dans le cas où des réponses sont obligatoires, Human capital Agency explique aux clients, candidats et prospects les conséquences d’une absence de réponse.

6.2. COOKIES ET TRACEURS

Des cookies ou traceurs sont susceptibles d’être installés sur le terminal du visiteur du site d’Human capital Agency . L’ensemble des éléments relatifs à la gestion de ces cookies et traceurs est accessible à tout moment sur le site internet d’ Human capital Agency en
cliquant sur la mention “Gérer vos cookies” en pied de page.

6.3. ANALYSE D’IMPACT RELATIVE À LA PROTECTION DES DONNÉES (AIPD)

Human capital Agency a réalisé une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD).

7. CONTACTS

Human capital Agency a désigné un délégué à la protection des données. Les coordonnées de notre référent données personnelles sont les suivantes :

Nom : Responsable de traitement

Adresse e-mail : Privacy@humancapital-agency.com

7.2. DROIT D’INTRODUIRE UNE RÉCLAMATION AUPRÈS DE LA ANPDP

Les clients et contacts concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle, à savoir la ANPDP en Algerie, si celui-ci estime que le traitement de données à caractère personnel le concernant n’est pas conforme à la réglementation de protection desdonnées, à l’adresse suivante :
Autorité Nationale de la Protection des Données à Caractère Personnel

15 Rue Yahia Cherif Omar, Hydra, Wilaya d’Alger
Tél : +213 (23) 477 300

8. LOCALISATION DES DONNÉES

Les données stockées par Human capital Agency sont hébergées en France dans un Datacenter opéré par AWS répondant aux normes Tier III et ISO 27001. Un serveur de backup opéré par AWS est hébergé en Irlande.

9. ÉVOLUTION

La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la ANPDP ou des usages.

Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des clients et contacts par tout moyen choisi par Human capital Agency en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).

Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données à l’adresse électronique suivante : Privacy@humancapital-agency.com.

Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la Contact.anpdp@anpdp.dz